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リアルタイムドキュメンテーションについて

じゅんじゅんです。

この度、研修でリアルタイムドキュメンテーション(RTD)について触れてきたのでそのリフレクションとしてブログを書いていきます。

 

まずリアルタイムドキュメンテーションとは何なのか?

まずリアルタイムドキュメンテーションとは何か説明しようと思います。

結論から言うと会議などでよく記録として残される「議事録」です。

何故? 議事録にそんな大層な名前が付いているのかそう思っている方も多いいかもしれませんが、この(RTD)は絵+文字+記号で「議事録」を模造紙に残します。

これにより「文字」だけでは伝えにくい、会議の流れや雰囲気、また重要なテーマなどがはっきりと残せます。

例としては発言していた人の似顔絵を描いたりだとか、記号などを使って情報をはっきり構造化していきます。

しかも、この議事録のスゴイところは会議終了後には議事録が完成しているところ、つまり会議が終わった後すぐに会議の流れが掴めます。

通常の議事録だと何枚もある紙の中から「誰があのテーマ言ったっけ」みたいなものを探す際には、隅から隅まで見る必要がありますよね? (RTD)だと大きな模造紙を壁に貼っているのでチラッと見たらだいたいポイントが掴めます。これは嬉しい!

 

 

そんなわけで教授のお誘いを受け、(RTD)の入り口に触れて「俺の汚いノートも美しく整理できるようになってやるぜ!」なんて甘い考えで研修を受けてきた次第です。

 

じゃあやってみたらどうだっのか

 

当日は講師の方が2名が来られました。2人とも学生で年も近いことから気兼ねなく話せたこともあり、特に(RTD)の疑問点などはよく相談できたのでこのあたりでは全く不安感などはありませんでした。

 

(RTD)を受ける前の一番の不安は、「絵を描けるのか?」ということでしたが事前の打ち合わせにて「無理をして絵を描く必要はない」と言われていました。「それは(RTD)とは呼べるのか?」などと頭の中でぐちゃぐちゃ考え始めて、答えが出ないのでとりあえず「ノリと勢いでどうにかなるやろ」と楽に考え過ぎていました(後にこれが落とし穴になります)

 「絵を描くこと」ほどではないのですが、自分が不安に思っていたことがありました。それは「線を真っ直ぐ引けないこと」これは講師の方がレクチャーしていただいて「ペンの持ち方」「線の引き方」などを実演しているのを見せてくれたおかげか、次の瞬間には自分でもできるようになっていました。

講師の方が「コツさえ掴めば簡単です!」とおっしゃられていたように、まるで魔法にかけられたようにサラサラ書けるようになりました。これには思わず”ガッツポーズ”

レクチャーはまだまだ続きます

もっと効率よく、また表現できるようなスペシャルアイテム「付箋」の使い方なども教えていただきました。僕は普段ゼミの活動の中で付箋ばっかり使っている「付箋中毒者」なので有効に使えると聞いてとても嬉しいお知らせでした。

僕が個人的に「付箋」を使って感じる一番のメリットは「ミスしても大丈夫」ってことですね。模造紙にペンで書いちゃうと修正できないですからね「付箋」は何回も貼れるし、直描きに比べても「応用性」が高いということもあって僕は「付箋を中心に(RTD)を展開しようかなーと」考えました。

 

ここで7つのテクニックを講師の方から紹介されました。

いまいち、自分の中でよくわからなかったのでサーっと流していきます。

  1. 4つの情報があるとわかりやい(発言や行動、空気感、時間の経過)
  2. キレイに見える画面作り(意図した方向に文字を流していったり、十字に拡散させたりだとか……)
  3. 番号をふってみよう (1番最初の発言とか、流れの順番を書いておくことによって見る側の視点を誘導する。とりあえず初心者向けみたいなので早速やってみました)
  4. 罫で囲むとよくわかる(周りを線みたいなもので囲んでグループわけをするものですね、これもかなり乱用しました)
  5. 矢印で繋げて見る(これもかなり楽な手段の一つで、接続詞使う手間とか省けて時間の短縮にいい!)
  6. 記号を使うと分かりやすい(顔文字程度なら自分でもできるので、空いたスペースによく使えますね)
  7. 挿絵でもっと楽しく(こんなん無理無理www絵心ないから使えないwww)

さあいよいよ実践!

とりあえず動画から講演会の音声を流して、手元にあるA3の紙に(RTD)をやってみようとのことでした。

5分の動画だということは聞いてはいたのですが、それがどんな動画なのか、はたまた一人で喋るのか、数人で対談するのかもわかりませんでした。

そう、ここで落とし穴にはまります。「ノリと勢いでどうにかなるやろ」では何にもなりません。自分の中で「レイアウト」も決めてなかったので、いざ始まってみるとなると何も書けないですね、周りからプロッキー独特の「キュッ キュッ」っという音が耳に入るたびに汗が噴き出し、頭はぐるぐる回りました(笑)

周りは一斉に始めているのに、1分ぐらいペンが止まったままでした

とりあえずキーワードっぽい言葉が聞こえたので大きく書き出して、罫でぐるぐる囲い、矢印で拡げて繋げる。

焦ったいたせいか付箋を使うことも忘れてしまい、そんなことを繰り返しているうちに5分が経過……

また、5分間書き続けるだけでなく、キーワードを拾うために耳にも意識を集中させないといけない。事前のレクチャーでは触れられなかったこともあり、気づいた時にはもう手遅れ、序盤に大きく書きすぎたせいで終盤の結論が書き出せないという痛恨のミスを出してしまいました。

おそらく1枚の紙としての見易さなどは結構いいレベルだったと思います。しかし断片的にしかない情報や、結論の欠如などを考えると失敗「議事録」としての役割を果たすことはできませんでした。(RTD)の意義を果たすことはできませんでした。

いや〜難しかったです。とにかく一分一秒が長く感じて書いている間もひたすら何に繋がるかもわからないのに矢印ばっか使ってました。

 

まとめ

今回の研修を通して、(RTD)をうまくするには2つの能力が必要だと感じました

  1. 必要な情報の取捨選択の能力
  2. 集めた情報を組み立てる「構造化」の能力

後に講師の方とお話しした結果、やっていたら身につく能力らしく「何度も繰り返す」とのアドバイスをいただきました。

「何回やれば様になるんだろうか」とか考えながら、頭を悩ませる日々でした。

 

 

しかし、授業中でノートを取っている時など「キーワード」を罫で囲む「分類別」や「矢印」を使って「内容を結ぶ・繋げる」能力が身につき、気づいたら内容を「構造化」しようと思ってノートが取れていたことです。

後は、日常生活とかで使えそうな記号やデザインがないかを探している時ですね。街角で見かけてチラシのデザインやレイアウトとかはすごく参考になりましたし「どんな意図があってこのデザインにしたんだろうか?」など考えているときは自分の中に吸収してる感覚とかありました。

僕個人で一番オススメなのは「標識のマーク」ですね、標識なんてのは20〜60年近く見ている人がいるわけですからすんなり頭で理解できるでしょうし、ワードの「図」のテンプレートの「構造化」とか「集合」なんてのはすぐに即戦力になりました。

 

(RTD)に触れられたことによって当初の予定である、「汚いノートを美しく整理する」という点ではなかなかの効果(まだまだ汚いですが……)が出てきましたし、今回の講習で「意識してこなかったことに」対しての「気づき」ができるようになったので今回はいい経験になったなと思いました。